Чек-лист для Head of recruitment: «Как найти баг в воронке подбора IT-специалиста»

Чем эффективнее работает воронка найма, тем быстрее и качественнее компания закрывает вакансии. Но если воронка «ломается», то кандидаты не откликаются, пропадают после технического интервью или отказываются от оффера. В результате срок закрытия вакансии затягивается, а бизнес несет убытки.

Мы собрали чек-лист, который поможет с анализом воронки подбора. А еще приложили Google Sheet калькулятор: загрузите его на свой диск, введите свои данные, и он покажет, где возник сбой. В конце статьи — практические советы, как все исправить.

В каждой компании процесс найма устроен по-своему, поэтому универсальных воронок не бывает. Если этапов много, воронка становится длиннее. Если мало — короче.

В чек-листе в качестве примера мы разберем воронку из восьми этапов:

1. Отправлено сообщений.
2. Получено ответов — кандидат готов общаться либо предложение ему неинтересно.
3. Кандидаты заинтересовались.
4. Кандидаты квалифицированы рекрутером.
5. Кандидаты прошли техническое интервью.
6. Кандидаты прошли финальное интервью.
7. Кандидаты вышли на оффер.
8. Кандидаты приняли оффер.

CR = Количество кандидатов на текущем этапе / количество кандидатов на предыдущем этапе x 100%

Важно помнить, что конверсия первого этапа всегда 100%. Дальше она падает, и это нормально. Важно заметить, между какими этапами она проседает слишком сильно, чтобы вовремя найти ошибку и исправить ее.

Считать конверсию вручную — долго и неудобно. Поэтому мы собрали Google Sheets-калькулятор. Он автоматически выполнит расчеты и покажет, где воронка проседает.

Как устроен калькулятор Spice IT. Воронка подбора в эксель состоит из пяти столбцов.

1. «Этапы воронки». Отображает ключевые этапы, через которые проходят кандидаты.
2. «Норма». Показывает эталонную конверсию, при которой найм идет без потерь (по внутренним стандартам Spice IT).
3. «Количество». Отображает фактическое число кандидатов, перешедших с этапа на этап.
4. «Конверсия». Показывает реальную конверсию этапов воронки.
5. «Δ». Показывает разницу между эталонной и реальной конверсией плюс указывает на слабые места воронки.

Как пользоваться калькулятором Spice IT. В столбец «Количество» внесите свои данные — и калькулятор сам посчитает реальную конверсию вашей воронки. Столбец «Δ» подсветит проблемные места.

Как интерпретировать столбец «Δ». Столбец «Δ» показывает, где в воронке баги (подсвечивает ячейку определенным цветом). Вот что означает каждый цвет:

🟩 Зеленая ячейка. Конверсия в норме, воронка работает стабильно.

🟨 Желтая ячейка. Конверсия начала падать. Пока не критично, но, если ничего не предпринять, через неделю, когда рекрутер выгребет часть рынка, найм замедлится.

🟥 Красная ячейка. Потери кандидатов на данном становятся слишком велики. Если срочно не исправить процесс, вакансия зависнет.

Начинаем искать баги. Что тут можно проверить:

1. Как рекрутер начинает диалог. Есть ли персонализация или это шаблонная рассылка вакансии, из-за которой кандидаты думают, что им пишет робот.
2. Насколько понятно и структурированно составлен текст вакансии — кандидаты вообще понимают, что им предстоит делать и на каких условиях.
3. Правильный ли канал для общения с кандидатами выбрал рекрутер: быть может, нужна не почта, а Телеграм или WhatsApp.
4. Есть ли в первом сообщении крючок, который цепляет внимание, или сообщение выглядит скучно, как у всех.

Еще пример. Допустим, рекрутер нашел кандидатов, они заинтересовались, успешно прошли HR-скрининг, но дальше процесс стопорится: нанимающий менеджер не берет их в работу. То есть конверсия падает на этапе «Кандидаты квалифицированы».

Кто участвует на этом этапе? Рекрутер и нанимающий менеджер, поэтому проверять нужно работу каждого. Например, так можно проверить работу менеджера:

1. Оценить основной фидбэк по отказам — что конкретно не устраивает в кандидатах.
2. Проверить, не противоречит ли менеджер сам себе — например, не отклоняет ли он кандидатов из-за отсутствия опыта работы с конкретной технологией, хотя при снятии вакансии назвал ее неважной.

Также нужно проверить работу рекрутера: правильно ли он понял, кого искать. Вдруг он неверно снял заявку и теперь показывает не тех кандидатов.

После того как работа каждого участника этапа проверена, пора оптимизировать воронку.

1. Если рекрутер все делает верно. Сравнить отправленные резюме и профиль кандидатов. Если совпадение есть, проблема на стороне нанимающего менеджера. Нужно понять, почему он не берет кандидатов в работу.
2. Если нанимающий все делает верно (обоснованно отказывает кандидатам). Значит, рекрутер где-то не до конца разобрался с вакансией. Нужно уточнить, что именно он понял неправильно, и скорректировать процесс подбора.

Иногда возможный третий вариант. Кандидаты, которых показывает рекрутер, соответствует профилю, но нанимающий менеджер начинает выдвигать новые требования. Это сигнал, что-либо у менеджера по какой-то причине изменился запрос, либо изначальные ожидания от кандидатов были переоценены.

Если так, то нужно назначить встречу с нанимающим и выяснить:

1. Действительно ли у него изменились требования. Если да, тогда нужно обновить профиль и, возможно, перестроить стратегию поиска.
2. Не завышает ли нанимающий планку в процессе общения с кандидатами. Такое бывает, когда хочется найти «идеального» кандидата, а те, кого показывает рекрутер, перестают устраивать.

Конверсия первого этапа («Отправлено сообщений») всегда 100%, поэтому искать проблемы нужно на следующем шаге — когда рекрутер получает ответы от кандидатов.

⚠️ На этапе «Получено ответов». Одна из типичных проблем — рекрутер получает недостаточно откликов на вакансию из-за слишком маленького охвата кандидатов, и конверсия падает.

Что предпринять:

Кейс

Как расширили воронку найма, чтобы закрыть IT-вакансию в срок и сохранить бюджет проекта

Читать

1. Добавить новые источники поиска. Использовать LinkedIn, профессиональные сообщества, купить доступ к платным онлайн-сервисам, подключить рекрутинговое агентство.
2. Расширить воронку. Искать людей из смежных отраслей, регионов, рассматривать кандидатов с меньшим опытом.
3. Проверить текст вакансии. Если описание размытое или плохо структурировано, кандидаты могут не понимать, что им предлагают.
4. Улучшить первое сообщение. Кандидаты не отвечают, если текст первого сообщения шаблонный и сухой, словно его писала нейросеть. Лучше начать с персонализированного вступления — обратиться к кандидату по имени и подчеркнуть, какие из его навыков подходят под вакансию.

⚠️ На этапе «Кандидаты заинтересовались». Конверсия обычно снижается, если кандидаты завершают диалог, потому что вакансия им не подходит. Ошибка — сразу отпускать людей, а не пытаться удержать их интерес. Лучше поступать так:

1. Делать дополнительный акцент на сильных сторонах вакансии — официальная зарплата, ДМС для всей семьи, компенсация обучения, годовые бонусы. Это все может перевесить сомнения, и кандидат продолжит общение.
2. Не сворачивать диалог, если кандидата что-то не устроило. Например, если кандидат хочет работать из дома, а компания настаивает на офисе, взять паузу и обсудить с нанимающим менеджером. Возможно, для ценного специалиста условия пересмотрят.

⚠️ На этапе «Кандидаты квалифицированы». Если после HR-скрининга у рекрутера много отказов, проблема, скорее всего, в качестве входящего потока. Первое, что нужно, — заново обсудить вакансию с нанимающим менеджером и пересмотреть требования. Возможно, понадобится перестроить профиль или снизить ожидания из-за реалий рынка.

Какие еще ошибки бывают:

1. Кандидаты теряют мотивацию после разговора с рекрутером, потому что условия не сильно привлекают. Важно продавать не только задачи, но и перспективы: карьерный рост, культуру компании, влияние результатов работы будущего сотрудника на благополучие бизнеса.
2. Кандидатов пугает длинный процесс отбора. Если отбор включает много этапов (интервью, тестовое задание, проверку СБ), люди станут тратить время, особенно если много других вакансий. Решение — сократить продолжительность этапов.

⚠️ На этапе «Кандидаты прошли техническое интервью». Снижение конверсии означает, что нанимающий менеджер допускает ошибки во время интервью. Лучший способ разобраться — понаблюдать за процессом: как менеджер презентует вакансию, не усложняет ли отбор, какие вопросы задает.

1. Если менеджер задает нерелевантные вопросы, то подготовить чек-лист с вопросами, которые помогут оценить только важное: опыт, мотивацию и софт-скиллы кандидата.
2. Если менеджер выдает тестовые задания кандидатам на дом, то предложить тестовые задания во время интервью.

Хотите подробнее узнать, как оптимизировать техническое интервью, скачайте гайд. В нем мы разбираем самые частые ошибки, из-за которых рекрутеры теряют кандидатов, и даем конкретные инструкции, как все исправить.

⚠️ На этапе «Кандидаты прошли финальное интервью». Конверсия режется, если после финального интервью кандидат уходит в другую компанию. Почему так происходит? Менеджер долго принимает решение. Если он раздумывает 3−4 недели, кандидат машет рукой и уходит туда, где оффер делают быстрее. Решение: сокращать время принятия решения до 3−4 дней.

Иногда причина в долгих внутренних согласованиях. Кандидат подходит, но процесс тормозит бюрократия — например, служба безопасности проводит проверку. Решение: сокращать цепочку согласования — то есть привлекать к решению о приеме кандидата только ключевых сотрудников.

Кейс

Как мы увеличили конверсию принятия офферов на проекте клиента с 15 до 50%

Читать

Если бюрократию не победить, реально снизить ее риски. Например, можно сделать кандидату преоффер — предварительное предложение о работе. Оно подтвердит, что намерения работодателя серьезны, а шансы кандидата получить оффер высоки. Преоффер снизит тревожность и удержит кандидата до следующего этапа.

⚠️ На этапе «Кандидаты вышли на оффер». Конверсия падает, если у рекрутера высокие отказы от офферов. Вот как можно решить проблему:

1. Обсуждать условия заранее. Оффер не должен быть сюрпризом — ожидания кандидата нужно выяснять до финального решения.
2. Держать запасных кандидатов. Даже если человек принял оффер, он может в любой момент передумать (у оффера нет юридической силы). В таком случае кандидаты «про запас» помогут без промедления закрыть вакансию.
3. Работать с возражениями. Если кандидат сомневается, подходит ли ему оффер, важно обсуждать опасения и предлагать решения. Например, если человек хочет дождаться годовой премии у прежнего работодателя и только потом принять оффер, можно предложить компенсацию в виде welcome-бонуса, если кандидат не станет затягивать с решением.
4. Укреплять связь. Бывает, что оффер приходится согласовывать с разными департаментами. Если все это небыстро, кандидат может не дождаться и принять другое предложение. Чтобы этого избежать, важно поддерживать контакт: проводить офферколлы и постоянно рассказывать, как идет процесс согласования и когда финал.

⚠️ На этапе «Кандидаты приняли оффер». Когда у кандидата на руках несколько предложений, он сравнивает их, чтобы выбрать лучшее. Если оффер сделать устно или в виде короткого письма, сравнивать просто нечего. Кандидат забудет детали, выберет другую компанию, а конверсия воронки упадет.

Первый вывод — не нужно лениться оформлять официальные офферы. Второй — нужно строить оффер по четкой структуре. Вот что в нем должно быть:

1. Название компании, роль кандидата, ключевые задачи и функциональные требования.
2. Адаптация, длительность испытательного срока, основные задачи на этот период.
3. Команда и рабочие процессы: кто руководитель и как устроен отдел, в который придет кандидат.
4. Условия труда: график работы, рабочее место, перерывы, начало рабочего дня, социальный пакет и льготы.
5. Финансовые условия: фиксированная зарплата, бонусы, премии.